Klikk på "Innkjøpsstyring" under innstillinger for å få opp listen over dine regler
Lage egendefinerte regler
Man kan lage egendefinerte regler ved å klikke på "Nytt tjenestesegment" og gi det et navn slik at det beskriver hvilken tjenestekategori man ønsker reglene skal gjelde for. De "Grunnleggende reglene" vil gjelde for alle tjenester som ikke er egendefinert. Hvilke regler man kan endre kan du lese mer om under:
Grunnleggende regler
På denne siden konfigurerer man regelstyrte anbudsprosesser for organisasjonen. Dette er en tilpasning mot offentlig forvaltning som sikrer at innkjøpsprosessene følger lov om offentlige anskaffelser. Reglene settes opp ved oppstart sammen med våre rådgivere, og tilpasses organisasjonens behov.
Segmenter og terskelverdier
Øverst på siden ser man segmentene, som er inndelt etter innkjøpets verdi (f.eks. 0–350 000 kr og 350 000–750 000 kr). Hvert segment har sitt eget sett med regler. Trykk på et segment for å redigere reglene som gjelder for det verdiintervallet.
Man kan også låse et segment ved å aktivere «Lås segment»-knappen. Dette stopper avtaler fra å signeres i Really! for det aktuelle verdiintervallet.
Hvem får utlysningen?
Her velger man hvilke leverandører som mottar utlysningene. Man har tre alternativer:
- Alle leverandører – Alle leverandører som leverer ønsket tjeneste mottar utlysningen og kan gi tilbud.
- Kun leverandører som deltar i ditt leverandørnettverk – Kun leverandører i kundens nettverket mottar utlysningen.
- Alle leverandører når nettverket ikke er tilgjengelig – Utlysningen sendes til alle leverandører på plattformen som leverer tjenesten i valgt område. Dette skjer kun dersom ingen i ens eget leverandørnettverk kan levere tjenesten
Fordeling i rammeavtale
Under Fordeling i rammeavtale kan du styre hvordan utlysninger fordeles blant leverandørene innad i rammeavtalen. Du kan velge om utlysninger skal sendes til alle kvalifiserte leverandører, eller om du vil at systemet skal filtrere basert på visse kriterier.
-
Punkt 1 - Alle kvalifiserte leverandører som kan levere tjenesten vil få utlysningen
-
Punkt 2 - Dersom en leverandør har nådd målet sitt vil ikke denne leverandøren får utlysninger før de resterende leverandørene i rammeavtalen har nådd sine respektive mål.
-
Punkt 3 - Med «Smart distribusjon» aktivert vil plattformen automatisk balansere fordelingen av prosjekt mellom leverandørene, slik at omsetning blir jevn i henhold til rammeavtalen.
Lokale leverandører
Her velger man om utlysninger skal begrenses geografisk:
- Lokale leverandører – Kun leverandører i samme område som adressen mottar utlysningen.
- Alle leverandører – Alle kvalifiserte leverandører mottar utlysningen uavhengig av lokasjon.
Fossefall
Her velger man om leverandører skal motta utlysningen samtidig, eller etter prioritert rekkefølge:
- Send til alle kvalifiserte leverandører – Utlysningen sendes til alle samtidig.
- Fossefall – Høyest prioritert leverandør velges først. Om denne avviser, går utlysningen videre til neste. Leverandører med for høyt forbruk i kombinasjon med omsetningsmål blir utelukket.
Utlysningsinnstillinger
Nederst på siden finner man detaljerte innstillinger for utlysningsprosessen. Disse aktiveres og deaktiveres med bryterne til høyre:
- Standard svarfrist – Angir antall virkedager leverandørene har på å sende tilbud. Justeres med pluss- og minusknappene.
- Tillat å endre svarfrist ved utsendelse – Lar administrator overstyre svarfristen ved behov.
- Tillat å akseptere tilbud før fristen går ut – Gjør det mulig å akseptere tilbud før fristen utløper.
- Velg leverandør manuelt – Lar administrator velge én eller flere leverandører blant de tilgjengelige.
- Del tilbudsinformasjon med leverandørene – Etter aksept kan alle leverandører se hvem som vant og prisene som ble gitt.
- Be om estimat – Leverandørene får beskjed om at utlysningen gjelder et estimat, ikke en bindende pris.
- Krev prisestimat for direktebestilling – Leverandøren må oppgi estimert kostnad før direktebestilling kan aksepteres.
- Tillat sending som ordre – Prisforespørselen kan sendes som ordre når dette er mulig.
- Automatisk konverter forespørsel til én leverandør til ordre – En prisforespørsel sendt til kun én leverandør konverteres automatisk til en direkteordre. Forespørsler sendt til flere leverandører forblir som prisforespørsler.
Har du spørsmål om oppsett av innkjøpsregler? Ta kontakt med oss på post@really.no