Innkjøpsregler
Grunnleggende regler
På denne siden konfigurerer man regelstyrte anbudsprosesser for organisasjonen. Dette er en tilpasning mot offentlig forvaltning som sikrer at innkjøpsprosessene følger lov om offentlige anskaffelser. Reglene settes opp ved oppstart sammen med våre rådgivere, og tilpasses organisasjonens behov.
Segmenter og terskelverdier
Øverst på siden ser man segmentene, som er inndelt etter innkjøpets verdi (f.eks. 0–350 000 kr og 350 000–750 000 kr). Hvert segment har sitt eget sett med regler. Trykk på et segment for å redigere reglene som gjelder for det verdiintervallet.
Man kan også låse et segment ved å aktivere «Lås segment»-bryteren. Dette stopper avtaler fra å signeres i Really! for det aktuelle verdiintervallet.
Hvem får utlysningen?
Her velger man hvilke leverandører som mottar utlysningene. Man har tre alternativer:
- Alle leverandører – Alle leverandører som leverer ønsket tjeneste mottar utlysningen og kan gi tilbud.
- Kun leverandører som deltar i ditt leverandørnettverk – Kun leverandører i nettverket mottar utlysningen.
- Alle leverandører når nettverket ikke er tilgjengelig – Utlysningen sendes til alle leverandører kun dersom ingen i leverandørnettverket kan levere ønsket tjeneste.
Fordeling i rammeavtale
Her styrer man hvordan utlysninger fordeles mellom leverandører i en rammeavtale:
- Send utlysninger uavhengig omsetningsmål – Alle leverandører mottar utlysninger uansett omsetning.
- Send til leverandører som ikke har oppnådd omsetningsmål – Leverandører som har nådd sitt omsetningsmål mottar ikke utlysninger så lenge andre leverandører i rammeavtalen ikke har nådd sitt.
- Smart distribusjon – Plattformen forsøker å utligne forskjellene mellom leverandørene over tid. Leverandører som har fått mye på kort tid blir midlertidig stoppet, slik at de andre kan ta igjen på omsetning.
Lokale leverandører
Her velger man om utlysninger skal begrenses geografisk:
- Lokale leverandører – Kun leverandører i samme område som adressen mottar utlysningen.
- Alle leverandører – Alle kvalifiserte leverandører mottar utlysningen uavhengig av lokasjon.
Fossefall
Her velger man om leverandører skal motta utlysningen samtidig, eller etter prioritert rekkefølge:
- Send til alle kvalifiserte leverandører – Utlysningen sendes til alle samtidig.
- Fossefall – Høyest prioritert leverandør velges først. Om denne avviser, går utlysningen videre til neste. Leverandører med for høyt forbruk i kombinasjon med omsetningsmål blir utelukket.
Utlysningsinnstillinger
Nederst på siden finner man detaljerte innstillinger for utlysningsprosessen. Disse aktiveres og deaktiveres med bryterne til høyre:
- Standard svarfrist – Angir antall virkedager leverandørene har på å sende tilbud. Justeres med pluss- og minusknappene.
- Tillat å endre svarfrist ved utsendelse – Lar administrator overstyre svarfristen ved behov.
- Tillat å akseptere tilbud før fristen går ut – Gjør det mulig å akseptere tilbud før fristen utløper.
- Velg leverandør manuelt – Lar administrator velge én eller flere leverandører blant de tilgjengelige.
- Del tilbudsinformasjon med leverandørene – Etter aksept kan alle leverandører se hvem som vant og prisene som ble gitt.
- Be om estimat – Leverandørene får beskjed om at utlysningen gjelder et estimat, ikke en bindende pris.
- Krev prisestimat for direktebestilling – Leverandøren må oppgi estimert kostnad før direktebestilling kan aksepteres.
- Tillat sending som ordre – Prisforespørselen kan sendes som ordre når dette er mulig.
- Automatisk konverter forespørsel til én leverandør til ordre – En prisforespørsel sendt til kun én leverandør konverteres automatisk til en direkteordre. Forespørsler sendt til flere leverandører forblir som prisforespørsler.
Har du spørsmål om oppsett av innkjøpsregler? Ta kontakt med oss på post@really.no